sistem informasi manajemen pada perusahaan manufaktur
sistem informasi manufaktur termasuk dalam kerangka kerja Sistem
Informasi Manajemen (SIM) secara keseluruhan. SIMa lebih menekankan kepada proses
produksi yang terjadi dalam sebuah lantai produksi, mulai dari input bahan mentah
hingga output barang jadi, dengan mempertimbangkan semua proses yang terjadi.
Input
Data Internal perusahaan merupakan data intern sistem keseluruhan yang
mendukung proses pengolahan data menjadi informasi yang berguna. Data ini meliputi
sumber daya manusia (SDM), material, mesin, dan hal lainnya yang mendukung proses
secara keseluruhan seperti transportasi, spesifikasi kualitas material, frekuensi perawatan,
dan lain-lain.
Data Eksternal perusahaan merupakan data yang berasal dari luar perusahaan
(environment) yang mendukung proses pengolahan data menjadi informasi yang berguna.
Contoh data eksternal adalah data pemasok (supplier), kebijakan pemerintah tentang
UMR, listrik, dll.Data-data ini biasanya berguna untuk perhitungan cost dalam
manufaktur mulai dari awal hingga akhir proses.
Data awal ini dapat diperoleh sejak awal perusahaan berdiri maupun pada saat proses
produksi berlangsung, kemudian data-data yang diperlukan didokumentasikan ke dalam
sebuah database.
Oleh karena abstrak dan banyaknya data yang harus didokumentasi, maka kita harus
bisa mendefinisikan tujuan akhir dari informasi yang hendak kita buat. Pihak manajemen
puncak (eksekutif) harus memberikan pedoman kepada pihak manajemen informasi untuk
membuat sebuah sistem informasi yang dikehendaki. Setelah itu, pihak manajemen
informasi dapat memutuskan untuk mengumpulkan data yang seperti apa untuk dapat
menghasilkan informasi seperti yang diharapkan oleh pihak eksekutif.
Proses
Proses pengolahan data menjadi informasi selalu diidentikkan dengan Database
Management System (DBMS). DBMS ini identik dengan manajemen data, dimana data
yang ada harus dijamin akurasi, kemutakhiran, keamanan, dan ketersediaannya bagi
pemakai.
Kegiatan yang terjadi di dalam manajemen data adalah :
a. Pengumpulan (pendokumentasian) data
b. Pengujian data, agar tidak terjadi inkonsistensi data
c. Pemeliharaan data, untuk menjamin akurasi dan kemutakhiran data.
d. Keamanan data, untuk menghindari kerusakan serta penyalahgunaan data.
e. Pengambilan data, bisa dalam bentuk laporan, untuk memudahkan pengolahan data
yang lain.
Seperti halnya data input, pengolahan data menjadi informasi memerlukan proses
khusus dengan menggunakan metode perhitungan yang sesuai dengan kebutuhan industri
yang bersangkutan. Apabila kita belum mengetahui keinginan informasi dari pihak
eksekutif, pengolahan data yang ada dapat menimbulkan cost yang inefektif dan
inefisiensi.
Output
Informasi yang dihasilkan dari hasil pengolahan data perlu diklasifikasikan
berdasarkan beberapa subsistem. Dalam hal ini, penulis mengklasifikasikan output data
menjadi 3 bagian yaitu persediaan, produksi dan kualitas, dimana ketiganya ini tidak
meninggalkan unsur biaya yang terjadi di dalamnya.
Persediaan
Subsistem persediaan memiliki definisi setiap produk yang ada dalam perusahaan
baik yang disimpan ataupun akan dibutuhkan. Subsistem persediaan memberikan jumlah
stok, biaya holding, safety stock , dan lain-lain berdasarkan hasil pengolahan data dari
input.
Subsistem persediaan biasanya memiliki proses pembelian (purchasing) dan
penyimpanan (inventory). Proses yang lain dapat dikembangkan sesuai kebutuhan
perusahaan, namun kedua proses ini sudah cukup mewakili keseluruhan proses dalam
subsistem persediaan.
Dalam proses pembelian, pihak manajemen informasi perlu mendokumentasi proses
pemilihan pemasok hingga kedatangan material dari pemasok untuk kemudian diproses di
dalam lantai produksi.
Proses pembelian perlu diperhitungkan dengan mempertimbangkan korelasi antara
pembelian dan penyimpanan. Apabila jumlah penyimpanan kecil, maka frekuensi
pembelian diperkirakan semakin banyak (dengan kuantitas produk yang sedikit) dan
biaya semakin besar,. Namun apabila jumlah penyimpanan besar, maka frekuensi
pembelian sedikit (dengan kuantitas produk yang banyak) dan biaya dapat ditekan, tapi
biaya penyimpanan juga bertambah.
SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR DALAM KERANGKA KERJA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Hubungan Penyimpanan dan Biaya Pembelian
Perbandingan terbalik antara penyimpanan dan pembelian ini perlu dihitung untuk
mencari titik optimal untuk pembelian dan titik optimal untuk penyimpanan agar tidak
terjadi pembengkakan cost.
Proses penyimpanan juga memiliki peran dalam subsistem persediaan. Penyimpanan
yang terlalu banyak (berlebihan) dapat mengakibatkan biaya (perawatan, kerusakan, dll),
sehingga kuantitas penyimpanan perlu diperkirakan sesuai dengan kapasitas gudang.
Produksi
Subsistem produksi perlu didokumentasikan dan perlu dijadikan sebuah informasi
untuk mendukung para eksekutif dalam menentukan keputusannya. Definisi dari
subsistem produksi adalah segala hal yang bersangkut paut dengan proses yang terjadi di
setiap stasiun kerja ataupun departemen. Informasi yang perlu untuk user adalah
penjadualan produksi (scheduling) dan transaksi (transaction) antar stasiun kerja.
Penjadualan produksi perlu memperhitungkan data demand dan kapasitas produksi.
Data ini biasanya diambil dari pihak marketing yang mengetahui peramalan pasar
mendatang, sehingga produk tidak terlalu banyak ataupun terlalu disedikit diproduksi.
Selain berhubungan dengan pihak marketing, penjadualan produksi berhubungan
dengan pihak Human Resource dalam hal jumlah karyawan yang bekerja, kualifikasi
karyawan, shift kerja ,dll. Meski jumlah karyawan sedikit, apabila kualifikasi baik, maka
hasil produksi pun berkualitas. Oleh karena itu, performance pekerja menentukan
penjadualan produksi.
Bill of Material (BOM) berhubungan sekali dengan penjadualan produksi. Hubungan
erat antara penjadualan dan persediaan dapat direlasikan melalui BOM. Tingkat
persediaan akan mempengaruhi jadual produksi, sehingga BOM setiap produk perlu
dirinci agar tidak terjadi keterlambatan produksi. Keterlambatan komponen setiap produk
dapat dilihat dari hasil pengolahan data, sehingga setiap kesalahan dapat diperbaiki untuk
periode penjadualan berikutnya.
Keterkaitan antar stasiun kerja perlu didukung oleh sistem yang baik. Just In Time
(JIT) yang dipublikasikan oleh Jepang, menjadi sistem yang cukup terkenal di perusahaan
besar karena adanya proses informasi yang akan mengurangi keterlambatan pengiriman
produk ke stasiun kerja berikutnya (sistem kanban).
Dalam SIMa pun perlu didokumentasikan setiap proses transaksi (arus ambil, terima,
retur antar stasiun kerja) yang terjadi untuk menjaga kemungkinan terjadi kesalahan
pengiriman, kerusakan pada waktu pengiriman, dll. Proses transaksi pun perlu mengatur
sistem dokumentasi penyimpanan WIP dan barang jadi yang akan diproses lebih lanjut
agar produk tersebut terhindar dari kerusakan maupun hal-hal yang tidak diinginkan.
Kualitas
Subsistem kualitas memiliki definisi yang sangat kompleks. Semua hal berhubungan
dengan kualitas, baik waktu, biaya, performa kerja, maupun pemilihan supplier. Banyak
hal lain yang bukan definisi mutlak kualitas namun perlu masuk dalam unsur kualitas
seperti proses perawatan.
Proses yang perlu didokumentasi dalam subsistem ini adalah kontrol proses (Process
Control), Perawatan (Maintenance), dan Spesifikasi (Specification) baik produk jadi
maupun material. Masih banyak hal lain yang perlu didokumentasi, namun secara
keseluruhan, tiga proses ini dapat mencerminkan kualitas produk yang dihasilkan.
Proses perawatan termasuk dalam bagian kualitas karena gangguan proses yang
terbesar di lantai produksi adalah karena masalah perawatan mesin. Proses perawatan ini
berhubungan dengan umur ekonomis mesin, sekaligus berhubungan dengan lamanya
perawatan yang dilakukan. Informasi mengenai proses perawatan akan sangat
mendukung penjadualan produksi, sehingga tidak terlalu banyak preemption (penghentian
proses) dalam setiap stasiun kerja.
Proses produksi yang terjadi di setiap stasiun kerja perlu didokumentasi agar
nantinya dapat menjadi informasi, stasiun kerja mana yang paling berpengaruh terhadap
kualitas produk saat ini. Penentuan ini dapat dilakukan dengan pencatatan produk cacat
yang terjadi di setiap stasiun kerja.
Kualitas sebuah produk sangat ditentukan oleh keinginan konsumen. Konsumen
memiliki standar kepuasan yang diterjemahkan ke dalam spesifikasi, dan spesifikasi
tersebut menjadi tolok ukur kualitas sebuah produk. Dokumentasi spesifikasi produk yang
dihasilkan dapat menjadi tolok ukur kualitas proses produksi yang sedang berjalan saat
ini. Informasi mengenai spesifikasi produk yang ada saat ini pun dapat menjadi pemikiran
strategis untuk kebijakan perusahaan di masa mendatang.
Biaya
Komponen biaya termasuk dalam semua subsistem yang ada. Tujuan perusahaan
manufaktur secara umum adalah mencapai keuntungan dari hasil penjualan produknya.
Oleh karena itu, sebuah sistem informasi tidak akan pernah terlepas unsur biaya yang
terjadi di dalamnya.
Bagan sistem informasi manufaktur diatas menggambarkan bahwa biaya merupakan
komponen yang melingkupi keseluruhan output informasi tersebut, dan biaya juga
termasuk dalam setiap komponen subsistem tersebut. Maksudnya, dalam menghasilkan
informasi untuk setiap subsistem memerlukan biaya yang besar dan sekaligus ada biaya
yang dapat direduksi dari hasil informasi yang didapatkan dari sistem yang ada.
KOMITMEN PERUSAHAAN
Sistem Informasi Manufaktur adalah sebuah sistem yang cukup kompleks. Sistem ini
dapat berjalan dengan baik apabila semua proses didukung dengan teknologi yang tinggi,
sumber daya yang berkualitas, dan yang paling penting adalah komitmen perusahaan.
Sistem Informasi Manufaktur merupakan subsistem dari sistem informasi
manajemen secara keseluruhan. SIMa ini berguna untuk memperbaiki proses produk yang
terjadi untuk mendukung visi, misi, strategi, bahkan tujuan perusahaan untuk
mendapatkan keuntungan yang besar.
Pembentukan SIMa ini tidak akan terlepas dari peran seorang Industrial Engineer.
Kompleksitas sistem ini hanya dapat dibuat dengan pengetahuan praktis dari setiap
personel perusahaan digabungkan dengan pengetahuan teori oleh pihak akademisi atau
pihak yang mengerti mengenai sistem informasi ini. Maka dari itu, SIMa dapat menjadi
sebuah ujung tombak ataupun sebuah pondasi perusahaan untuk dapat survive dari krisis
yang berkepanjangan.
KESIMPULAN
Sistem merupakan kesatuan banyak hal yang terintegrasi untuk menjadi sebuah
fungsi atau menghasilkan tujuan tertentu. Sistem Informasi Manufaktur (SIMa) bertujuan
menghasilkan informasi manufaktur yang berguna untuk perusahaan.
Kegiatan manufaktur mendukung proses bisnis sebuah perusahaan. Kegiatan ini
perlu diperhatikan untuk kelangsungan perusahaan. Oleh karena itu, komitmen
perusahaan untuk menjalankan sistem informasi manufaktur haruslah sangat tinggi agar
proses yang terjadi di lantai produksi menjadi menguntungkan bagi perusahaan.
Sumber daya manusia adan teknologi merupakan komponen yang terintegrasi untuk
menjalnkan sistem informasi manufaktur ini. Komponen ini merupakan komponen
pendukung sekaligus komponen utama untuk melaksanakan SIMa.
SIMa dalam sebuah industri perlu mendokumentasikan semua data mulai dari input,
proses, hingga output produksi agar didapatkan hasil (informasi) yang sesuai dengan
keinginan perusahaan
DAFTAR PUSTAKA
Macleod, R., 1995. Sistem Informasi Manajemen (II), jakarta: PT. Prenhallindo.
Turner, W. C., J. H. Mize, and K. Case, 1978. Introduction to Industrial & System
Engineering, New Jersey: Prentice-Hall, Inc. puslit.petra.ac.id/journals/pdf.php?PublishedID=IND01030206
