sistem informasi manajemen pada perusahaan manufaktur

sistem informasi manufaktur termasuk  dalam kerangka kerja Sistem

Informasi Manajemen (SIM) secara keseluruhan. SIMa lebih menekankan kepada proses

produksi yang terjadi dalam sebuah lantai produksi, mulai dari input bahan mentah

hingga output barang jadi, dengan mempertimbangkan semua proses yang terjadi.

 Input

Data Internal perusahaan merupakan data intern sistem keseluruhan yang

mendukung proses pengolahan data menjadi informasi yang berguna. Data ini meliputi

sumber daya manusia (SDM), material, mesin, dan hal lainnya yang mendukung proses

secara keseluruhan seperti transportasi, spesifikasi kualitas material, frekuensi perawatan,

dan lain-lain.

Data Eksternal perusahaan merupakan data yang berasal dari luar perusahaan

(environment) yang mendukung proses pengolahan data menjadi informasi yang berguna.

Contoh data eksternal adalah data pemasok (supplier), kebijakan pemerintah tentang

UMR, listrik, dll.Data-data ini biasanya berguna untuk perhitungan cost dalam

manufaktur mulai dari awal hingga akhir proses.

Data awal ini dapat diperoleh sejak awal perusahaan berdiri maupun pada saat proses

produksi berlangsung, kemudian data-data yang diperlukan didokumentasikan ke dalam

sebuah database.

Oleh karena abstrak dan banyaknya data yang harus didokumentasi, maka kita harus

bisa mendefinisikan tujuan akhir dari informasi yang hendak kita buat. Pihak manajemen

puncak (eksekutif) harus memberikan pedoman kepada pihak manajemen informasi untuk

membuat sebuah sistem informasi yang dikehendaki. Setelah itu, pihak manajemen

informasi dapat memutuskan untuk mengumpulkan data yang seperti apa untuk dapat

menghasilkan informasi seperti yang diharapkan oleh pihak eksekutif.

 Proses

Proses pengolahan data menjadi informasi selalu diidentikkan dengan Database

Management System (DBMS). DBMS ini identik dengan manajemen data, dimana data

yang ada harus dijamin akurasi, kemutakhiran, keamanan, dan ketersediaannya bagi

pemakai.

Kegiatan yang terjadi di dalam manajemen data adalah :

a.        Pengumpulan (pendokumentasian) data

b.      Pengujian data, agar tidak terjadi inkonsistensi data

c.       Pemeliharaan data, untuk menjamin akurasi dan kemutakhiran data.

d.      Keamanan data, untuk menghindari kerusakan serta penyalahgunaan data.

e.       Pengambilan data, bisa dalam bentuk laporan, untuk memudahkan pengolahan data

              yang lain.

Seperti halnya data input, pengolahan data menjadi informasi memerlukan proses

khusus dengan menggunakan metode perhitungan yang sesuai dengan kebutuhan industri

yang bersangkutan. Apabila kita belum mengetahui keinginan informasi dari pihak

eksekutif, pengolahan data yang ada dapat menimbulkan cost yang inefektif dan

inefisiensi.

Output

Informasi yang dihasilkan dari hasil pengolahan data perlu diklasifikasikan

berdasarkan beberapa subsistem. Dalam hal ini, penulis mengklasifikasikan output data

menjadi 3 bagian yaitu persediaan, produksi dan kualitas, dimana ketiganya ini tidak

meninggalkan unsur biaya yang terjadi di dalamnya.

 Persediaan

Subsistem persediaan memiliki definisi setiap produk yang ada dalam perusahaan

baik yang disimpan ataupun akan dibutuhkan. Subsistem persediaan memberikan jumlah

stok, biaya holding, safety stock , dan lain-lain berdasarkan hasil pengolahan data dari

input.

Subsistem persediaan biasanya memiliki proses pembelian (purchasing) dan

penyimpanan (inventory). Proses yang lain dapat dikembangkan sesuai kebutuhan

perusahaan, namun kedua proses ini sudah cukup mewakili keseluruhan proses dalam

subsistem persediaan.

Dalam proses pembelian, pihak manajemen informasi perlu mendokumentasi proses

pemilihan pemasok hingga kedatangan material dari pemasok untuk kemudian diproses di

dalam lantai produksi.

Proses pembelian perlu diperhitungkan dengan mempertimbangkan korelasi antara

pembelian dan penyimpanan. Apabila jumlah penyimpanan kecil, maka frekuensi

pembelian diperkirakan semakin banyak (dengan kuantitas produk yang sedikit) dan

biaya semakin besar,. Namun apabila jumlah penyimpanan besar, maka frekuensi

pembelian sedikit (dengan kuantitas produk yang banyak) dan biaya dapat ditekan, tapi

biaya penyimpanan juga bertambah.

SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR DALAM KERANGKA KERJA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Hubungan Penyimpanan dan Biaya Pembelian

Perbandingan terbalik antara penyimpanan dan pembelian ini perlu dihitung untuk

mencari titik optimal untuk pembelian dan titik optimal untuk penyimpanan agar tidak

terjadi pembengkakan cost.

Proses penyimpanan juga memiliki peran dalam subsistem persediaan. Penyimpanan

yang terlalu banyak (berlebihan) dapat mengakibatkan biaya (perawatan, kerusakan, dll),

sehingga kuantitas penyimpanan perlu diperkirakan sesuai dengan kapasitas gudang.

Produksi

Subsistem produksi perlu didokumentasikan dan perlu dijadikan sebuah informasi

untuk mendukung para eksekutif dalam menentukan keputusannya. Definisi dari

subsistem produksi adalah segala hal yang bersangkut paut dengan proses yang terjadi di

setiap stasiun kerja ataupun departemen. Informasi yang perlu untuk user adalah

penjadualan produksi (scheduling) dan transaksi (transaction) antar stasiun kerja.

Penjadualan produksi perlu memperhitungkan data demand dan kapasitas produksi.

Data ini biasanya diambil dari pihak marketing yang mengetahui peramalan pasar

mendatang, sehingga produk tidak terlalu banyak ataupun terlalu disedikit diproduksi.

Selain berhubungan dengan pihak marketing, penjadualan produksi berhubungan

dengan pihak Human Resource dalam hal jumlah karyawan yang bekerja, kualifikasi

karyawan, shift kerja ,dll. Meski jumlah karyawan sedikit, apabila kualifikasi baik, maka

hasil produksi pun berkualitas. Oleh karena itu, performance pekerja menentukan

penjadualan produksi.

Bill of Material (BOM) berhubungan sekali dengan penjadualan produksi. Hubungan

erat antara penjadualan dan persediaan dapat direlasikan melalui BOM. Tingkat

persediaan akan mempengaruhi jadual produksi, sehingga BOM setiap produk perlu

dirinci agar tidak terjadi keterlambatan produksi. Keterlambatan komponen setiap produk

dapat dilihat dari hasil pengolahan data, sehingga setiap kesalahan dapat diperbaiki untuk

periode penjadualan berikutnya.

Keterkaitan antar stasiun kerja perlu didukung oleh sistem yang baik. Just In Time

(JIT) yang dipublikasikan oleh Jepang, menjadi sistem yang cukup terkenal di perusahaan

besar karena adanya proses informasi yang akan mengurangi keterlambatan pengiriman

produk ke stasiun kerja berikutnya (sistem kanban).

Dalam SIMa pun perlu didokumentasikan setiap proses transaksi (arus ambil, terima,

retur antar stasiun kerja) yang terjadi untuk menjaga kemungkinan terjadi kesalahan

pengiriman, kerusakan pada waktu pengiriman, dll. Proses transaksi pun perlu mengatur

sistem dokumentasi penyimpanan WIP dan barang jadi yang akan diproses lebih lanjut

agar produk tersebut terhindar dari kerusakan maupun hal-hal yang tidak diinginkan.

 Kualitas

Subsistem kualitas memiliki definisi yang sangat kompleks. Semua hal berhubungan

dengan kualitas, baik waktu, biaya, performa kerja, maupun pemilihan supplier. Banyak

hal lain yang bukan definisi mutlak kualitas namun perlu masuk dalam unsur kualitas

seperti proses perawatan.

Proses yang perlu didokumentasi dalam subsistem ini adalah kontrol proses (Process

Control), Perawatan (Maintenance), dan Spesifikasi (Specification) baik produk jadi

maupun material. Masih banyak hal lain yang perlu didokumentasi, namun secara

keseluruhan, tiga proses ini dapat mencerminkan kualitas produk yang dihasilkan.

Proses perawatan termasuk dalam bagian kualitas karena gangguan proses yang

terbesar di lantai produksi adalah karena masalah perawatan mesin. Proses perawatan ini

berhubungan dengan umur ekonomis mesin, sekaligus berhubungan dengan lamanya

perawatan yang dilakukan. Informasi mengenai proses perawatan akan sangat

mendukung penjadualan produksi, sehingga tidak terlalu banyak preemption (penghentian

proses) dalam setiap stasiun kerja.

Proses produksi yang terjadi di setiap stasiun kerja perlu didokumentasi agar

nantinya dapat menjadi informasi, stasiun kerja mana yang paling berpengaruh terhadap

kualitas produk saat ini. Penentuan ini dapat dilakukan dengan pencatatan produk cacat

yang terjadi di setiap stasiun kerja.

Kualitas sebuah produk sangat ditentukan oleh keinginan konsumen. Konsumen

memiliki standar kepuasan yang diterjemahkan ke dalam spesifikasi, dan spesifikasi

tersebut menjadi tolok ukur kualitas sebuah produk. Dokumentasi spesifikasi produk yang

dihasilkan dapat menjadi tolok ukur kualitas proses produksi yang sedang berjalan saat

ini. Informasi mengenai spesifikasi produk yang ada saat ini pun dapat menjadi pemikiran

strategis untuk kebijakan perusahaan di masa mendatang.

Biaya

Komponen biaya termasuk dalam semua subsistem yang ada. Tujuan perusahaan

manufaktur secara umum adalah mencapai keuntungan dari hasil penjualan produknya.

Oleh karena itu, sebuah sistem informasi tidak akan pernah terlepas unsur biaya yang

terjadi di dalamnya.

Bagan sistem informasi manufaktur diatas menggambarkan bahwa biaya merupakan

komponen yang melingkupi keseluruhan output informasi tersebut, dan biaya juga

termasuk dalam setiap komponen subsistem tersebut. Maksudnya, dalam menghasilkan

informasi untuk setiap subsistem memerlukan biaya yang besar dan sekaligus ada biaya

yang dapat direduksi dari hasil informasi yang didapatkan dari sistem yang ada.

 KOMITMEN PERUSAHAAN

Sistem Informasi Manufaktur adalah sebuah sistem yang cukup kompleks. Sistem ini

dapat berjalan dengan baik apabila semua proses didukung dengan teknologi yang tinggi,

sumber daya yang berkualitas, dan yang paling penting adalah komitmen perusahaan.

Sistem Informasi Manufaktur merupakan subsistem dari sistem informasi

manajemen secara keseluruhan. SIMa ini berguna untuk memperbaiki proses produk yang

terjadi untuk mendukung visi, misi, strategi, bahkan tujuan perusahaan untuk

mendapatkan keuntungan yang besar.

Pembentukan SIMa ini tidak akan terlepas dari peran seorang Industrial Engineer.

Kompleksitas sistem ini hanya dapat dibuat dengan pengetahuan praktis dari setiap

personel perusahaan digabungkan dengan pengetahuan teori oleh pihak akademisi atau

pihak yang mengerti mengenai sistem informasi ini. Maka dari itu, SIMa dapat menjadi

sebuah ujung tombak ataupun sebuah pondasi perusahaan untuk dapat survive dari krisis

yang berkepanjangan.

 KESIMPULAN

Sistem merupakan kesatuan banyak hal yang terintegrasi untuk menjadi sebuah

fungsi atau menghasilkan tujuan tertentu. Sistem Informasi Manufaktur (SIMa) bertujuan

menghasilkan informasi manufaktur yang berguna untuk perusahaan.

Kegiatan manufaktur mendukung proses bisnis sebuah perusahaan. Kegiatan ini

perlu diperhatikan untuk kelangsungan perusahaan. Oleh karena itu, komitmen

perusahaan untuk menjalankan sistem informasi manufaktur haruslah sangat tinggi agar

proses yang terjadi di lantai produksi menjadi menguntungkan bagi perusahaan.

Sumber daya manusia adan teknologi merupakan komponen yang terintegrasi untuk

menjalnkan sistem informasi manufaktur ini. Komponen ini merupakan komponen

pendukung sekaligus komponen utama untuk melaksanakan SIMa.

SIMa dalam sebuah industri perlu mendokumentasikan semua data mulai dari input,

proses, hingga output produksi agar didapatkan hasil (informasi) yang sesuai dengan

keinginan perusahaan

DAFTAR PUSTAKA

Macleod, R., 1995. Sistem Informasi Manajemen (II), jakarta: PT. Prenhallindo.

Turner, W. C., J. H. Mize, and K. Case, 1978. Introduction to Industrial & System

Engineering, New Jersey: Prentice-Hall, Inc. puslit.petra.ac.id/journals/pdf.php?PublishedID=IND01030206