Sistem E-procurment

E procurmant adalah proses antar organisasi yang dilakukan oleh dua peran : pembeli dan penjual , dengan tujuan si pembeli membeli barang atau jasa dari penjual. Hal ini dikerjakan dengan adanya pertukaran berbagai dokumen, diikuti dengan pertukaran barang dan uang. Terdapat perbedaan yang cukup jelas antara pengadaan dengan pembelian, dimana pemebelian hanyalah semata-mata aktivitas pembayaran barang dan jasa. Sementara pengadaan (procurmanet),  berbicara lebih jauh yang dapat dipandang sebagai sebuah siklus. Siklus tersebut dapat dipandang sebagai serangkaian peristiwa permintaan barang, persetujuan, hingga ke proses pembayarannya.

E-procurement adalah perangkat lunak untuk mengotomatisasi beberapa pembelian dan penjualan. Perusahaan yang berpartisipasi dapat mengontrol persediaan suku lebih efektif, mengurangi overhead pembelian agen, dan meningkatkan siklus manufaktur. E-procurement diharapkan dapat diintegrasikan dengan tren ke arah komputerisasi.

E-Procurement memungkinkan pembeli untuk merangkul model e-bisnis untuk pengadaan semua produk atau jasa yang memanfaatkan internet untuk menciptakan hubungan kolaboratif dan strategis dengan pemasok mereka.

Sebuah sistem e-procurement yang baik akan membantu perusahaan mengatur interaksinya dengan pemasok. Ini memberikan orang-orang yang menggunakannya dengan sekumpulan built-in pemantauan. Yaitu satu alat untuk membantu mengendalikan biaya dan menjamin kinerja pemasok dengan maksimal. Sistem ini menyediakan cara yang terorganisir untuk menjaga garis komunikasi yang terbuka dengan pemasok selama proses bisnis. Sistem ini memungkinkan manajer untuk mengkonfirmasi harga, dan perjanjian yang disetujui sebelumnya untuk menjamin setiap penawaran harga baru yang lebih kompetitif.

Manfaat Sistem E-Procurement

E-Procurement membantu dengan proses pengambilan keputusan dengan menjaga informasi yang relevan rapi dan terorganisir. Kebanyakan template driven yang membuat semua transaksi standar dan dapat dilacak. Dengan mengikuti perkembangan semua penawaran berarti meningkatkan pengetahuan Anda untuk mendapatkan harga yang lebih baik. sehingga Perusahaan dapat fokus pada mitra yang paling menguntungkan bagi mereka dalam perdagangan dan kontrak.

Komponen Sistem E-Procurement

Meskipun system ini masih baru, namun sistem e-Procurement ini telah mampu mengembangkan tubuhnya sendiri dan dengan demikian terlepas dari modelnya, masing-masing memiliki komponen yang sama yang harus dipertimbangkan dan dikelola untuk memastikan sistemnya berhasil. Komponen-komponen ini mencakup konten Katalog, Proses, Pengguna pemeliharaan, pembeli Pendirian atau hubungan penjual, manajemen Penagihan, pendirian Harga, transmisi data, dan pemeliharaan sistem.

Konten Katalog

Di jantung setiap proses e-procurement terletak sebuah katalog elektronik. Mirip dengan katalog mail-order tradisional, katalog elektronik berisi informasi rinci tentang produk atau layanan yang tersedia untuk dijual. Pemasok menyesuaikan konten untuk mengatasi kebutuhan khusus pembeli yang ditargetkan. Konten ini dimanipulasi dan diimpor ke database bahwa aplikasi  e-procurement terintegrasi ke halaman web

Pengelolaan data katalog dapat ditangani  menggunakan alat agregasi atau dengan outsourcing, tugas tersebut ada pada perusahaan yang mengkhususkan diri dalam manajemen konten. Penyedia konten umumnya menawarkan layanan-layanan berikut:

    * Data katalog Convert ke dalam bahasa yang seragam dan format
    * Mengumpulkan dan data agregat dari beberapa supplier ke dalam satu katalog
    * Mempublikasikan dan memelihara katalog produk

Setelah katalog yang dibuat, berbagai strategi katalogisasi digunakan untuk menyediakan akses ke konten. Strategi termasuk menggunakan model katalog terpusat dimana data agregat ini di-host di lokasi pusat, model terdistribusi dimana data berada di beberapa situs, atau metode konten-Pengambilan mana pemasok menyajikan data katalog secara langsung kepada pembeli.

E-procurement Proses

Selain menciptakan sebuah katalog elektronik, proses pengadaan yang ada perlu diperhatikan seperti  “listrik” end-to-end untuk mendukung proses e-procurement keseluruhan. Ini termasuk permintaan dan manajemen pesanan, pelacakan real-time dan penerimaan, pemenuhan pesanan online, penagihan otomatis, faktur dan pembayaran, serta manajemen alur kerja, transaksi perdagangan, dan pelaporan dan alat analisis.

Perhatikan bahwa platform e-procurement yang efektif harus mendukung baik pembeli dan proses bisnis pemasok. Hal ini juga harus menawarkan fungsionalitas yang dapat dengan mudah disesuaikan dan dikonfigurasi untuk memenuhi kebutuhan spesifik e-procurement. Secara umum, solusi e-procurement yang berhasil akan didirikan pada model, terbuka berbasis komponen yang menawarkan configurability mudah dan skalabilitas.

Transmisi Data

Transmisi data melalui Internet melibatkan dua sisi: pesan agen dan keamanan. Data dan alat messaging memungkinkan pertukaran berbasis Internet data transaksi antara pembeli berbeda dan pemasok di pasar e-procurement. Untuk melakukan hal ini, transaksi yang dikirim melalui internet sebagai “pesan”dan kemudian diintegrasikan ke dalam sistem back-office pemasok atau pembeli, memungkinkan posting keuangan yang bertepatan dengan pembayaran, penerimaan, dan proses faktur. Alat data olahpesan juga digunakan untuk membatalkan transaksi dan log kegagalan ketika pesan tidak dapat dikirim dalam jangka waktu yang telah ditentukan atau setelah jumlah tertentu upaya. Aspek yang paling penting dari alat messaging adalah bahwa hal itu memungkinkan komunikasi real-time antara pembeli dan penjual.

Kebetulan, keamanan merupakan aspek penting dari setiap transaksi Internet. Melindungi informasi rahasia keuangan pembeli dan memastikan
bahwa pembeli hanya ditunjuk memiliki akses ke informasi pemasok produk sangat penting untuk memastikan kepercayaan dalam sistem e-procurement.